Informatique

Gestion informatique spécialisée pour les institutions actives dans les domaines de la santé et du social.

1 Généralités

1.1 Services pris en charge

Le Service informatique d’aduna romandie (SIAR) prend en charge les besoins informatiques et téléphoniques des membres qui le désirent. Il s’agit notamment de toute l’infrastructure interne (sur site) permettant le travail des utilisateurs, la collaboration et la communication (ordinateurs, téléphones, logiciels, imprimantes, réseau).

1.2 Principe général de la prise en charge

Les services proposés aux membres par le SIAR sont fondés sur une offre de base commune. Cette offre peut être étendue pour chaque membre, selon les besoins et les conventions spécifiques.
D’une manière générale, le SIAR recherche le meilleur compromis entre coût, sécurité et fiabilité des services dans le contexte d’un groupe sans but lucratif et sans service d’urgence.
La mise en commun des infrastructures techniques comme le réseau informatique, certains serveurs et certains logiciels permet de réduire les coûts et d’optimiser l’échange et la communication entre les différents membres. En conséquence, le SIAR prend seul certaines décisions techniques pouvant affecter le fonctionnement ou la sécurité d’aduna romandie et des membres en général (cf. 5).
Une partie des services peut être externalisée par aduna romandie. aduna romandie s’occupe de rechercher des partenaires et de déléguer les services selon leur besoin.

1.3 SLAs

Le SIAR propose une garantie sur le délai de prise en charge en cas de panne. Il ne donne pas de garanties sur le fonctionnement ni sur la disponibilité des services, ce qui permet de diminuer fortement les coûts d’infrastructures et de maintenance. Les délais de prise en charge sont comptés à partir du moment où le problème est signalé au service informatique.
Le SIAR définit trois niveaux d’importance en cas de pannes, de problèmes ou de demandes d’intervention.

  • SLA1 : pour les problèmes touchant des services essentiels ou un grand nombre de personnes : prise en charge du problème dans les 4 heures ouvrables.
  • SLA2 : prise en charge dans les 24 heures ouvrables.
  • SLA3 : du mieux que possible selon la disponibilité.
  • Le support est assuré par deux partenaires et le SIAR  (Helpdesk FHVi – ConnectCom – SIAR).

2 Offre de base

2.1 Informatique

2.1.1 Matériel informatique

Le SIAR évalue le besoin des utilisateurs en collaboration avec les membres. Il choisit les fournisseurs, s’occupe des commandes, de la réception du matériel, de la mise en place et de la maintenance.
Les équipements sous gestion de la FHVi, c’est-à-dire pour lesquels la FHVi assure le support (équipements des places de travail, ordinateurs portables, imprimantes) sont commandés via le catalogue de la FHVi.
Les prestations de la FHVi font l’objet d’une convention entre aduna romandie et la FHVi.
La FHVi propose également des solutions pour l’élimination ou le recyclage du matériel en fin de vie.
Le SIAR via la FHVi assure la prise en charge du matériel suivant :

  • Postes de travail standards (SLA2)
  • Ordinateurs portables (SLA2)
  • Imprimantes et machines multifonctions (SLA2)
  • Matériel de connexion au réseau (SLA1, SLA2)
  • Serveurs (SLA1, SLA2, SLA3)

L’équipement des places de travail (ordinateurs fixes/portables / imprimantes / …) acheté via le catalogue de matériel FHVi et sous contrat de maintenance/support avec la FHVi est acheté par aduna romandie qui en restent propriétaires.

Ces équipements sont amortis sur une durée de 4 ans (durée de garantie) et l’amortissement est intégré dans le décompte financier annuel sur la base de l’inventaire, en prenant en compte les éventuels mouvements durant l’année. Lors du changement d’affectation d’un poste de travail (transfert d’un ordinateur à une autre institution, par exemple) celui-ci reste facturé à l’institution jusqu’à l’affectation du matériel à une nouvelle institution partageant le service informatique d’aduna romandie.

Les équipements restent propriété d’aduna romandie à la fin de la période d’amortissement. Ce matériel reste en fonction tant qu’il est opérationnel et est remplacé au moment où il tombe en panne, compte tenu qu’il n’est plus sous garantie.

2.1.2 Logiciels

Le SIAR évalue les besoins en logiciels en collaboration avec les membres.
Le SIAR via la FHVi prend en charge les logiciels bureautiques standards et assure leur fonctionnement ainsi que leur mise à jour, selon les standards FHVi.
Le SIAR via la FHVi prend les mesures nécessaires afin de garantir le meilleur rapport entre sécurité et utilisabilité es systèmes vis-à-vis des menaces informatiques externes (notamment, il installe un antivirus et procède aux mises à jour logicielles lorsqu’il le juge nécessaire).
L’offre de base comprend la prise en charge des logiciels suivant (SLA2, SLA3):

  • Systèmes d’exploitation
  • Suite Microsoft Office
  • Adobe Reader
  • Antivirus
2.1.3 Réseau

Les différents sites sont connectés par un réseau privé fourni par Vaud-Télécom. Un accès à Internet est fourni par Vaud-Télécom. Le SIAR supervise l’installation des connexions intersites.
L’offre de base comprend la prise en charge des connexions suivantes :

  • Connexion locale sur le site (SLA2)
  • Connexion entre sites distants (SLA2)

2.1.4 Support aux utilisateurs

Le SIAR assure la responsabilité globale du support et répond aux demandes qui ne peuvent pas être traitées par les deux partenaires (FHVi et ConnectCom). Un catalogue de cours donnés par la FHVi est à disposition des collaborateurs. Selon les besoins, le SIAR peut organiser des cours, soit sur site ou via des prestataires externes.

2.1.5 Services

L’offre de base comprend la fourniture et la prise en charge des services suivant :

  • Accès à Internet (SLA2)
  • Messagerie d’entreprise (SLA1)
  • Sauvegarde des données
  • Accès à distances
2.1.6 Protection des données

Le SIAR fait en sorte que les recommandations de la loi sur la protection des données soient appliquées au mieux. Il propose sur demande et dans les cas jugés nécessaires des solutions pour assurer la protection des données.

Les propriétaires des données ont la responsabilité d’identifier l’aspect sensible de leurs données et d’en assurer la protection, avec l’aide du SIAR lorsque cela est nécessaire.

2.1.7 Gestion de projets

Le SIAR peut gérer des projets informatiques selon les besoins.
L’établissement d’un schéma directeur est proposé pour toute collaboration avec le SIAR qui permet d’inventorier les besoins informatiques sur une durée de trois à 5 ans et de prioriser les projets selon les ressources nécessaires et disponibles.

2.1.8 Divers

Selon ses compétences et les ressources disponibles, le SIAR peut répondre à diverses demandes, techniques ou non, au cours de son mandat.

3 Produits optionnels

3.1 Téléphonie fixe

Le SIAR, via son partenaire ConnectCom, assure la maintenance des centraux téléphoniques de Provence 4 et de Provence 12, ainsi que le support aux utilisateurs.
Selon entente entre les différentes parties concernées, le service offert peut comprendre :

  • Utilisation du central téléphonique, avec messagerie vocale
  • Achat et pose des téléphones
  • Configuration des téléphones selon les besoins
  • Gestion des FAX

3.2 Applications métier spécifiques

A évaluer au cas par cas

3.3 Logiciel de gestion, comptabilité et salaires

Pour les institutions partageant les services Finances et RH, un logiciel de gestion intégrée (ERP – modules gestion, comptabilité, salaires, immobilisations) est co-financé selon une clé de répartition ad hoc.
Lors d’un changement du logiciel, une procédure concertée a lieu et la décision est prise par les parties prenantes. Le logiciel reste propriété d’aduna romandie et aucune indemnité n’est rétrocédée en cas de retrait d’une des parties prenantes.
Le SIAR assure et coordonne la maintenance du logiciel par le biais d’un partenaire externe spécialisé.

3.4 Consommables

Le SIAR peut prendre en charge l’achat et la gestion des cartouches de toner pour les imprimantes sous contrat de support FHVi, sur demande.

4 Services explicitement exclus de l’offre, sauf convention particulière

4.1 Consommables et appareils électroniques

Le SIAR ne prend pas en charge les appareils audiovisuels (enregistreurs, projecteurs, télévisions, postes de radio).

4.2 Sites WEB

Le SIAR ne prend pas en charge les sites WEB, les applications messagerie ou les systèmes hébergés chez des fournisseurs externes.

4.3 Installations dans bâtiments

Les installations fixes ne sont pas réalisées ni maintenues par le SIAR (câblage électrique et informatique des bâtiments, climatisation) mais le SIAR peut assurer la mise en œuvre et le suivi des travaux si nécessaire.

5 Contraintes

aduna romandie met en commun certaines ressources comme des serveurs, des logiciels, des accès au réseau, etc. Dès lors, chaque membre qui profite des services informatiques d’aduna romandie contribue au fonctionnement des services en général, notamment en permettant une réduction des coûts d’exploitation et en assurant un niveau de sécurité acceptable.
aduna romandie peut donc mettre en place ou demander l’application de diverses mesures de sécurité selon la situation.